Imagem: Ilustração IA PLS. Crédito: Divulgação.
Atualizado em: 3 junho, 2026
A transformação digital do setor público brasileiro avançou rapidamente nos últimos anos. Os órgãos têm migrado de processos físicos para plataformas eletrônicas, reduziram arquivos em papel e passaram a associar digitalização à ideia de eficiência administrativa. Mas existe uma diferença importante – e frequentemente ignorada – entre escanear documentos e construir uma estrutura documental que seja realmente válida, segura e auditável.
O Decreto nº 10.278/2020 surgiu justamente para enfrentar esse problema. O texto foi claro ao estabelecer que, para um documento digitalizado produzir os mesmos efeitos legais do original físico, ele precisa atender simultaneamente a cinco requisitos: integridade, confiabilidade, rastreabilidade, qualidade da imagem e interoperabilidade entre sistemas. Não basta cumprir parte das exigências: o valor jurídico depende do conjunto completo.
Na prática, isso muda a lógica operacional da administração pública. Um órgão que antes apenas escaneia contratos e armazena arquivos em pastas de rede agora precisa garantir resolução mínima de 300 dpi, utilização de formatos compatíveis com preservação e pesquisa – como PDF/A –, assinatura digital no padrão ICP-Brasil e inclusão de metadados obrigatórios, como título, autor, data de produção e hash de integridade da imagem.
A transição, embora pareça de natureza técnica, afeta diretamente a clareza, a gestão e a confiança nas instituições. Provavelmente, o equívoco mais significativo na digitalização brasileira foi supor que a simples conversão de documentos físicos para formatos digitais solucionaria, por si só, os entraves burocráticos históricos do setor público. Não resolveu, e, em muitos casos, apenas transferiu a desorganização do arquivo físico para servidores digitais igualmente caóticos.
Os riscos de ignorar os padrões definidos pelo decreto aparecem em três camadas. A primeira é jurídica: um documento digitalizado fora das exigências simplesmente pode não ter validade legal. A segunda é operacional: sem padronização ou política de classificação, o próprio órgão perde a capacidade de localizar arquivos dentro do sistema.
A terceira – e talvez mais grave – é institucional. Quando o Estado não consegue localizar seus próprios documentos, ele compromete sua capacidade de ser transparente. E transparência não é o pilar de confiança entre governo e sociedade.
Essa fragilidade impacta diretamente a aplicação da Lei de Acesso à Informação. A LAI prevê prazo de 20 dias úteis, prorrogáveis por mais 10, para resposta aos pedidos da população. No entanto, em muitos órgãos, grande parte desse tempo não é consumida na análise do conteúdo solicitado, mas na tentativa de localizar documentos dispersos, mal classificados ou armazenados sem estrutura adequada de busca.
Uma gestão documental bem estruturada transforma totalmente essa situação. Se os arquivos são separados por espécie, catalogados com dados relevantes e guardados em plataformas com pesquisa detalhada, o atendimento a uma solicitação de dados deixa de consumir dias e passa a ser feito em poucos instantes. Isso traduz aptidão corporativa de dar retorno com exatidão, acompanhamento e proteção.
A digitalização também reduz erros e retrabalho quando acompanhada de método. Ferramentas como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) tornam documentos pesquisáveis, enquanto o controle de versão evita a utilização de arquivos desatualizados. No setor público, isso se torna particularmente relevante em auditorias e prestações de contas: quando cada documento registra quem criou, alterou ou acessou determinada informação, os erros deixam de ser invisíveis e passam a ser rastreáveis e corrigíveis.
O próprio decreto deixa claro que o armazenamento faz parte da validade jurídica. Os documentos precisam permanecer protegidos contra alteração, destruição e acesso não autorizado. Vale notar que há exceções importantes: documentos nato-digitais, registros do sistema financeiro, documentos de porte obrigatório — como a CNH — e materiais de valor histórico seguem regras específicas e não podem simplesmente ser descartados após a digitalização.
No fim, o debate sobre digitalização pública não é apenas tecnológico. É uma discussão sobre a capacidade do Estado de produzir informação confiável, auditável e acessível. Escanear documentos é relativamente simples. Construir uma gestão documental capaz de sustentar a transparência, segurança jurídica e confiança institucional é o verdadeiro desafio da administração pública digital.
Fabiano Carvalho
*Fabiano Carvalho é CEO da Doc Security – empresa de gestão documental, incluindo tecnologias para armazenamento e processamento de arquivos físicos e digitais em empresas e instituições públicas.
